15 % des entreprises françaises découvrent trop tard que la gestion documentaire financière, mal pensée, expose à des failles de conformité et à des fuites de données. Dans ce paysage, toutes les solutions ne se valent pas : l’automatisation et la traçabilité n’avancent pas toujours au même rythme, et les écarts se payent parfois cher.
Chez Nibelis, le coffre-fort numérique a été conçu pour verrouiller la conservation des bulletins de paie et fluidifier leur remise à chaque collaborateur. L’ensemble s’articule autour d’outils avancés, respectant les dernières normes légales, tout en rendant le quotidien des équipes RH nettement plus simple.
Plan de l'article
Pourquoi le coffre-fort Nibelis s’impose dans la gestion RH et paie aujourd’hui
Le coffre-fort numérique Nibelis fait figure de pilier au sein du SIRH Nibelis. Adapté aux exigences des PME comme des ETI, il combine deux impératifs : l’archivage légal sur 50 ans, et une gestion documentaire sans friction. L’intégration est totale avec l’ensemble des modules RH : la gestion de la paie et des documents ne connaît ni rupture, ni ressaisie inutile.
L’automatisation de la remise des bulletins de salaire allège considérablement la charge du service RH et fait fondre les coûts liés à la paperasse. Chaque salarié, actif ou ancien, accède à son espace personnel depuis le web ou l’appli mobile : cette portabilité, peu de solutions la proposent avec autant de rigueur.
Voici ce que le coffre-fort Nibelis met concrètement à disposition :
- Archivage longue durée : conservation des documents sur 50 ans, validée légalement
- Accès web et mobile : chaque collaborateur dispose d’un accès personnel, à tout moment
- Réduction des frais : plus besoin d’imprimer ni d’envoyer les bulletins par la poste
- Pilotage centralisé : le service RH garde la main sur tous les documents, depuis une interface unique
Grâce à ses connecteurs et API, la solution s’interface facilement avec d’autres logiciels SIRH. Les flux documentaires deviennent alors plus fluides, traçables et automatisés. Résultat : les équipes RH gagnent en efficacité, et les salariés profitent d’un accès sécurisé et constant à leurs informations.
Quelles fonctionnalités financières distinguent le coffre-fort de Nibelis ?
La distribution automatisée et suivie des bulletins de paie, voilà le cœur du coffre-fort numérique Nibelis. Dès leur génération, bulletins, attestations et contrats sont versés dans l’espace individuel et sécurisé du salarié. Cette liaison directe avec les autres modules RH garantit la cohérence des données et supprime toute ressaisie fastidieuse.
Le coffre-fort s’imbrique également avec les modules de gestion des temps, des absences et de reporting RH. Les éléments variables de la paie sont pris en compte automatiquement, ce qui minimise les risques d’erreur. Les déclarations sociales deviennent plus fiables, et la centralisation concerne aussi bien les bulletins que les rapports légaux, les historiques de rémunération ou les relevés d’heures.
L’ouverture de la plateforme via connecteurs et API favorise l’intégration avec d’autres outils SIRH, sans renoncer à la sécurité. Les utilisateurs peuvent même enrichir leur espace en y ajoutant des documents personnels. Pour les directions financières et RH, la traçabilité, l’intégrité et l’horodatage de chaque dépôt servent de garanties solides.
Des garanties de sécurité et de conformité pour vos documents sensibles
La sécurité des bulletins de paie et contrats n’admet aucun compromis. Nibelis s’appuie sur Arkhinéo, tiers archiveur certifié NF 461 et ISO 27001 (filiale Docaposte, groupe La Poste), pour assurer la valeur légale des documents tout en respectant les cadres français et européens.
La solution respecte le RGPD et héberge les fichiers sur des serveurs français certifiés ISO 9001. L’accès au coffre-fort repose sur une authentification à deux facteurs et un chiffrement AES 256 bits. Les intrusions, pertes et fuites de données sont ainsi repoussées à la marge. Côté RH, chaque action est enregistrée et datée : la gestion documentaire devient totalement transparente.
Tout au long de la vie des documents, la traçabilité, l’intégrité et l’horodatage sont assurés. Les salariés gardent l’accès à leur espace, même après avoir quitté l’entreprise. Pour le service RH, gérer les accès, tracer les opérations et garantir l’archivage sur 50 ans devient un standard, et non plus un casse-tête.
Voici les garanties mises en avant :
- Partenariat Arkhinéo certifié eIDAS
- Respect du RGPD et certifications françaises de référence
- Authentification forte, chiffrement avancé, hébergement en France
- Archivage longue durée, valeur probante et opposable des documents
Explorer les avis et les options d’achat pour faire le bon choix
L’offre de coffres-forts numériques RH est vaste, et le choix demande un vrai discernement. Les retours d’expérience d’acteurs comme AlbaTech et NeoLogis soulignent la facilité avec laquelle Nibelis s’intègre à des SIRH déjà en place. Les professionnels apprécient notamment la compatibilité avec des solutions telles que Lucca, ADP ou Silae : un atout pour centraliser les données sans rupture de process, lors d’une migration.
Comparé à d’autres acteurs comme PeopleDoc, Coffreo, Arkevia ou PayFit, le coffre-fort Nibelis fait valoir une interface web et mobile ergonomique, la gestion automatisée des documents et des connecteurs standards avec les principaux outils du marché. Les PME et ETI recherchent ce niveau de souplesse, tout comme la rapidité de mise à disposition des bulletins de salaire.
Concernant les modalités d’acquisition, Nibelis fonctionne en SaaS : pas d’achat de matériel, une tarification claire basée sur le volume de documents, et des abonnements ajustables. Cette flexibilité séduit les directions administratives. Un dernier point fait consensus : disposer d’un service client compétent et connaissant le métier, c’est la pièce maîtresse d’une solution RH digne de confiance et capable d’évoluer.
Pour ceux qui placent la sécurité, la conformité et la fluidité au sommet de leurs priorités, le coffre-fort Nibelis s’impose comme un allié durable. À l’heure où la gestion documentaire ne tolère plus l’approximation, certains choix engagent l’entreprise bien au-delà de la simple paie.
